Вконтакте Одноклассники Фейсбук

+7-961-082-15-43

Главная НУЖНА ПОМОЩЬ Школа волонтера

Школа волонтеров

                                                                           

Руководство по работе с волонтерами (Методическое пособие)

 

Автор методического пособия —Мария Ефремова куратор по социальному служению в Совете молодежных организаций Московской Епархии, председатель Центра святой мученицы Татианы (Гримблит)

В качестве приложения добавлены анкеты, оценочные листы эффективности работы, образцы личных карточек волонтеров.

 

 

 

 

Введение
• Волонтер — это человек, действующий по доброй воле, а не из материального или финансового интере­са или под воздействием внешнего социального, экономического или политического давления.
Важно понимать:

  • Волонтер может выполнять различную работу и занимать различные должности, включая административные.
  • Работа волонтеров бесплатна, но стоит денег.
  • Важно обеспечивать волонтеров работой, которая полезна и соответствует ожиданиям и потребностям во­лонтеров.
  • Координация работы волонтеров должна быть регулярной и требует большей квалификации, сил и време­ни, чем координация работы сотрудников.
  • Взаимодействие между сотрудниками и волонтерами является основой успеха.

1. Планирование работы волонтеров
Почему/зачем?
В начале планирования крайне важно иметь четкое представление, почему/зачем организация хочет при­влечь или привлекает волонтеров? Чтобы ответить на него, все вовлеченные в планирование работы во­лонтеров должны иметь общую точку зрения на волонтерскую деятельность, то есть на роль волонтеров и ценность их вклада. Волонтеры не могут привлекаться в организацию «на всякий случай».
Отсутствие заработной платы у волонтеров совершенно не мешает им занимать ту или иную должность в организации.


Задачи планирования состоят в том, чтобы:

  • Определить, сколько необходимо волонтеров для того или иного вида деятельности.
  • Определить, какое именно обучение и поддержка необходима волонтерам.
  • Определить, какие ресурсы необходимы для того, чтобы волонтеры могли осуществлять свою деятель­ность, и убедиться в наличии этих ресурсов.
  • При планировании крайне важно быть реалистичным, ставить приоритеты и не проводить планирование в одиночку, но вовлекать в него всех, кого касается деятельность волонтеров.

Координатор по работе с волонтерами осуществляет:

  • Планирование и осуществление набора волонтеров.
  • Определение, в каких областях деятельности будут задействованы волонтеры.
  • Подготовка описания работы для каждой волонтерской должности.
  • Проведение собеседования, отбор и закрепление волонтеров за видами деятельности и непосредственными руководителями.
  • Планирование и осуществление ориентации и обучения волонтеров.
  • Поиск и предоставление волонтерам ресурсов для работы.
  • Ведение волонтерской документации.
  • Поддержка волонтеров по мере необходимости(дополнительное обучение, консультирование, информация).
  • Оценка организации работы с волонтерами.
  • Распространение среди общественности информации о деятельности волонтеров и поддержка связей с другими организациями и подопечными.
  • Как правило, непосредственным руководителем волонтера является священник или социальный работник, но также это может быть и опытный волонтер — лидер волонтерской группы, который координирует свою деятельность с ответственным за работу с волонтерами в организации в целом.

 

2. Привлечение волонтеров
Мотивацию волонтеров можно разделить на несколько подгрупп:
 — Религиозная.
 — Социальная мотивация (обретение круга общения).
 — Социальная ответственность (желание улучшить жизнь людей).
Знание мотивации поможет правильно составить обращение к потенциальным волонтерам. Такое обращение, помимо того, что оно должно быть привлекательно для людей, которые хотят заниматься волонтерской деятельностью, должно еще и представлять интересы организации и ее подопечных.

Сравните два примера.
Первый: «Требуются волонтеры для обучения русскому языку детей из семей беженцев».
Второй: «Райди, 11 лет, недавно прибыл из Афганистана, ему нужно помочь учить русский язык. Могли бы вы послушать, как он читает, каждую среду с 14.00 до 15.00 в школе №1?».
Второй вариант, кроме того, что содержит историю конкретного человека, дает информацию волонтеру о том, что ему следует ожидать и что именно требуется. Человек прочтет это объявление и поймет, может ли он выполнять эту работу, свободен ли он в этот период времени и является ли место работы для него удобным. Так же преимущество второго объ­явления в том, что предлагается оказывать помощь не в общем, а конкретному человеку, что является более привлекательным.
Текст объявления должен отвечать психологическим особенностям восприятия информации людьми, которых приглашают поработать волонтерами:
Потребность
В чем заключается проблема?
Решение проблемы
Каким образом вовлечение волонтера будет способствовать решению этой проблемы?
Выгоды (особенно важно для невоцерковленных)
Что даст волонтеру такое вовлечение?
Контактные данные
Как можно приобщиться к деятельности?
Объявление должно быть написано кратко, ясно, без использования жаргонных выражений и содержать информацию об организации, о цели набора волонтеров и о том, что организация предлагает взамен на их труд. Текст должен отвечать на вопросы «Кто? Что? Где? Когда? Для чего?»
Кто осуществляет набор волонтеров
Помимо духовенства и руководителя организации и координатора по волонтерам, осуществлять привлечение могут сами волонтеры. «Активный опытный волонтер – лучший ловец новых волонтеров».

Методы привлечения волонтеров

  • Через друзей и знакомых.
  • Посредством рекламы на радио и телевидении.
  • Возможность заполнить анкету/оставить контакты в храме других местах.
  • С помощью проведения приходского собрания.
  • Наглядной агитации(стенды) в храме и других местах.
  • Распространения брошюр, буклетов.
  • Размещение объявлений на сайтах, блогах, социальных сетях.
  • Раздача информационных листков среди участников публичных мероприятий.
  • Расклейка рекламных объявлений на остановках общественного транспорта и в самом транспорте(нужно согласовывать).
  • Информирование пассажиров общественного транспорта.
  • Проведение презентаций в школах, ВУЗах и других образовательных учреждениях.
  • Через дружественные некоммерческие и коммерческие организации.

 

3. Собеседование и определение на должность
Цель собеседования — определить, подходит ли вашей организации потенциальный волонтер, а также подобрать ему такое занятие, которое удовлетворит как нужды волонтера, так и организации.
Проведение собеседования важно, поскольку именно от правильного подбора подходящего человека на со­ответствующее место зависит успех его работы. Более того, принимая волонтера, организация разделяет с ним ответственность за его действия. Следовательно, каждый человек, который хочет быть волонтером в вашей организации, должен проходить собеседование, независимо от того, как хорошо вы его знаете и кто его рекомендовал. Кроме того, это наилучший и самый быстрый способ познакомиться с волонтером (узнать о его навыках и интересах, лучше понять, какая деятель­ность будет ему наиболее интересна). Кандидату в волонтеры собеседование дает возможность больше узнать о цели и задачах организации и о том, что от него ожидают. Волонтер должен быть уверен в том, что он будет заниматься полезным делом и что те навыки, которыми он владеет, найдут достойное применение.

Кто может проводить собеседование

  • Руководитель организации.
  • Координатор волонтеров.
  • Духовник.
  • Опытные волонтеры.

Собеседование следует проводить не позже, чем в течение первых двух недель, после того как потенциальный волонтер обратился. Более длительное ожидание может привести к формирова­нию у кандидата негативного впечатления об организации, которая даже не может найти время, чтобы встре­тится с человеком, который предлагает ей свои услуги.
Перед собеседованием имейте под рукой:
 — заявление/анкету;
 — список вопросов;
 — информацию обо всех незанятых на данный момент волонтерских должностях;
 — печатную информацию о вашей организации;
 — информацию о других волонтерских организациях на тот случай, если потенциальный волон­тер не подойдет вашей конкретной программе.

Алгоритм проведения собеседования

Начало собеседования

  • Познакомиться, предложить удобно расположиться и поблагодарить за приход на собеседование.
  • Рассказать, как именно будет проходить интервью(вопросы приветствуются, могут вестись краткие записи, продолжительность от 30 мин до 1 часа).
  • Спросить, что привело кандидата к вам.
  • Спросить, имеет ли кандидат опыт духовной жизни и работы волонтером, если да, то какой.
  • Спросить, что кандидат знает о вашей организации и ее деятельности(даст возможность понять, насколько детальной должна быть беседа).
  • Рассказать вкратце об организации, ее принципах, программах и причинах, почему вы привлекаете волон­теров(на этом этапе ограничьтесь только основной информацией, чтобы не «перегрузить» кандидата).
  • В случае, если волонтер застенчивый и малоразговорчивый — используйте метод активного слушателя(задавайте наводящие и уточняющие вопросы).

Основная часть собеседования

  • Спросить, какая работа интересна кандидату.
  • Рассказать о работе, которая может быть предложена кандидату.
  • Используя описание работ, обсудите с кандидатом, насколько его устраивает эта работа и имеет ли он для этого необходимые знания, опыт и возможности. Помогите сделать выбор того, что наиболее ему подходит, указывая как положительные, так и отрицательные стороны предлагаемых видов работ. Окончательное ре­шение оставьте за кандидатом в волонтеры.
  • Расскажите о системе поддержки и обучения, которую вы можете предложить.
  • Убедиться, что кандидат имеет реалистичные ожидания от этой работы и организации.

Завершение собеседования

  • Поблагодарите кандидата за проявленный им интерес к организации и работе волонтером.
  • Спросите у кандидата, имеет ли он какие-либо вопросы, на которые не получил ответа.Если кандидату интересно то, что вы предлагаете, и он подходит организации — договоритесь о следую­щих действиях.
  • Вручите пакет печатных материалов об организации и ее деятельности.
  • Оставьте контакты, по которым кандидат может связаться с вами.

После собеседования
Составьте краткий письменный отчет для руководителя организации, отразив в нем:
 — ответы на поставленные вопросы,
 — впечатления о коммуникабельности, опыте, доброжелательности волонтера,
 — дайте ваши рекомендации по работе волонтера в организации.
Дополнительно, во время проведения собеседования может возникнуть необходимость в проведении тестов на владение навыками (например, владение техникой при приеме кандидата в качества админист­ративного помощника). Если работа связана с материальными ценностями или наличными деньгами, то разумно записать паспор­тные данные человека. При этом проверка документов является естественной процедурой, а не признаком недоверия.
Если в требованиях к волонтеру существуют какие-либо ограничения, например, по состоянию здоровья, то необходимо попросить документы, подтверждающие, что волонтер не имеет противопоказаний к данной ра­боте.
Если ожидания кандидата не соответствует тому, что вы можете предложить.
В этом случае необходимо рассказать о том, что вы можете предложить, и если это не заинтересует кандидата, то поблагодарите его за проявленный им интерес к вашей организации и предложите контакты других программ и организаций, где он, возможно, найдет ту деятельность, которая будет ему интересна.
Кандидат не подходит по положительным причинам

Возможная тактика:

  • Иметь под рукой описания других волонтерских организаций, имена и номера телефонов руководителей во­лонтеров. Спросите волонтера, можно ли поделиться информацией, полученной в ходе собеседования с другими руководителями волонтеров, к которым вы его направите.
  • Хранить информацию о волонтере на случай появления возможностей в будущем.

В любом из этих случаев важно, чтобы вы не оставили кандидата в волонтеры без альтернативного варианта действий, а также объяснили причину отказа, при этом подчеркнув, что вы цените его желание помочь. Кроме того, будьте готовы столкнуться с проблемами, которые вы не сможете решить в одиночку. В таких случаях нужно не стесняться обращаться за помощью к другим.

 

4. Ориентирование волонтеров
Этапы ориентирования
Первый этап – более детальное знакомство с организацией.
Лучше всего проводить на вводном тренинге с помощью презентации на следующие темы:
• История, миссия, принципы организации.
• Информация о направлениях деятельности.
• Источники финансирования.
• Информация о целевых группах.
• Информация об отношениях с другими организациями.
• Организационная структура.
Второй этап включает:
• Информацию о роли волонтеров в организации (права и ответственность, назначение на должность, ознакомление с описанием работы),
• Знакомство с духовником, руководителем организации.
Третий этап. Введение волонтера в коллектив.
Волонтер начинает свою деятельность и приходит момент первого знакомства с коллективом организации. Сталкиваясь с чем-либо          новым, каждый человек чувствует себя несколько неуверенным и взволнованным. Первое впечатление является важным как для волонтера, так и для сотрудника. Поэтому крайне важно хоро­шее представление/введение волонтера в коллектив. Это позволит ему почувствовать свою необходимость, важность, значимость.
При введении в коллектив необходимо помочь волонтеру чувствовать себя:
• Нужным в организации.
• Равным остальным членам команды (сотрудникам и волонтерам).
• Свободным и уверенным в своих силах.

 

Права и ответственность волонтера

Права волонтера

  • Право, чтобы к нему относились как к равному по положению сотруднику.
  • Получить назначение на оговоренную должность.
  • Пройти вводный курс.
  • Получать регулярную оценку результатов своей деятельности и быть поощряемым.
  • Иметь возможность на повышение/приобретение новых знаний и навыков.
  • Право выражать свое мнение и вносить предложения по улучшению качества программы и организации труда.
  • Иметь являющуюся конфиденциальной личную карточку волонтера.
  • Получать возмещение расходов, оговоренных в описании работы.
  • Получать информацию о деятельности организации, в том числе печатные материалы

Ответственность волонтера

  • Эффективно использовать время и ресурсы, которые ему предоставляются.
  • Соблюдать режим работы или заранее предупредить руководителя об его изменении.
  • Пройти инструктаж и соблюдать правила техники безопасности на рабочем месте.
  • Принимать указания и решения своего руководителя.
  • Знать пределы своих полномочий и не выходить за рамки описания работы.
  • Соблюдать конфиденциальность(не разглашать информацию о подопечных).
  • Принимать участие в оценке своей деятельности.
  • Регистрировать необычные инциденты и предоставлять отчеты о них своему руководителю.
  •  

5. Обучение волонтеров
Предпочтение должно отдается тем методам, которые стимулируют активное участие волонтера в обучении (тренинг), обеспе­чивают обратную связь и основаны на примерах из практики.
Идеальная программа подготовки обеспечивает: постоянное совершенствование уже имеющихся знаний и навыков, приобретение новых и развитие личности волонтера.

 

Этапы обучения
Предварительное обучение
Заключается в передаче волонтерам знаний и навыков, необходимых для начала практической деятельности (например, вводный тренинг).
Обучение в процессе работы/повышение квалификации

 

Формы обучения:

  • Работа в паре с руководителем или другим более опытным волонтером.
  • Проведение обучения для других волонтеров.
  • Участие в собраниях(обмен опытом, планирование и оценка результатов и качества работы).
  • Участие в семинарах и тренингах продвинутого уровня.
  • Участие в конференциях.
  • Изучение информационных материалов по теме.
  •  

Работая в течение длительного времени в одной и той же программе, волонтер может потерять интерес к сво­ей деятельности. Как правило, у каждого человека есть потребность в профессиональном и карьерном росте. Перепрофилирование поддерживает мотивацию к продолжению волонтерской деятельности.

 

Перепрофилирование

  • Помогает волонтеру расти профессионально
  • Помогает попробовать себя в чем-то          новом, приобрести новый опыт и развить новые навыки
  • Предоставляет новые возможности в случае, если осуществление мероприятий, в которые был вовлечен волонтер, прекращается
  • Заключается в расширении возможностей(круга задач и ответственности) в рамках уже выполняемой работы.

Свидетельство о прохождении обучения
Выдача волонтеру сертификата/свидетельства о прохождении обучения крайне желательна, так как поднимает престиж обучения, а также служит документальным свидетельством, которое волонтер сможет использовать в дальнейшем для подтверждения своей квалификации, например, при приеме на работу. Такое свидетельство может быть напечатано на принтере, но должно содержать эмблему и название организации, название курса и основные темы курса, имя и фамилию участника, подпись тренеров/руководителя организации и печать.

 

6. Поддержка и супервизия волонтеров

Формы поддержки

  • Индивидуальные беседы волонтера с духовником и руководителем.
  • Совместная работа с руководителем или другими волонтерами.
  • Встречи волонтерской группы участием и без участия руководителя/духовника).
  • Встречи по обмену опытом с другими группами волонтеров.
  • Тренинги, семинары, обучение на рабочем месте.
  • Техническое и информационное обеспечение, возмещение расходов.

 

Супервизия
Заключается в проведении беседы/обмена мне­ниями между руководителем и волонтером. При этом руководитель помогает волонтеру сформулировать са­мостоятельные выводы, оценить свою деятельность и поставить себе новые задачи на ближайший период. Одновременно выявляются проблемы, появление которых волонтер не всегда может осознать или сформули­ровать самостоятельно. Ценность такой беседы в том, что идентификация и поиск решения проблем происхо­дит совместно.

На супервизии обсуждаются:

  • События, связанные с конкретной работой за конкретный промежуток времени.
  • Опыт, который получил волонтер.
  • Проблемы, которые возникли, пути их решения.
  • Необходимость в обучении и внесении изменений в описание работы.
  • Результаты работы.
  • Задачи на будущее.

 

Проблемы, которые могут возникнуть
Волонтер не всегда может самостоятельно проговорить все темы и сформулировать вопросы и проблемы, или может считать это недостойным внимания, или просто стесняться поднять интересующие его темы. Для этого руководителю следует задавать волонтеру наводящие вопросы, например:
 — Соответствует ли работа волонтером его ожиданиям?
 — Получает ли он удовлетворение от своей работы?
 — Что идет хорошо в его работе, что не очень?
 — Что ему больше всего нравится в его работе?
 — Что ему меньше всего нравится, вызывает тревогу?
 — Есть ли какой-нибудь вопрос или тема, о которой он хотел бы поговорить?
 — Как складываются отношениями с другими волонтерами, сотрудниками, подопечными?
 — Испытывает ли он нехватку чего-либо           (например, знаний)?

 

Если волонтер все же уходит…
Какой бы ни была причина ухода волонтера, обязательно найдите время для встречи крайнем случае, ис­пользуйте телефон).

Во время встречи:

  • Поблагодарите волонтера за его вклад.
  • В мягкой форме выразите свое сожаление и скажите, что всегда будете рады вновь увидеть его/ее в качестве волонтера или просто гостя(оставьте волонтеру возможность вернуться).
  • Пожелайте удачи!

 

Возмещение расходов волонтеров
Для части волонтеров расходы, связанные с теле­фонными переговорами, покупкой расходных материалов и др. являются незначительными, или же волонтеры считают это своим дополнительным вкладом в организацию и, следовательно, не ожидают возмещения. Но для многих суммы таких расходов могут оказаться слишком ощутимыми, что ограничит возможность их работы в организации в качестве волонтеров. Следует помнить, что, возмещая расходы волонтеров, мы обеспечиваем равную возможность участия в деятельности организации для всех, вне зависимости от уровня их доходов. Особенно это важно для привлечения к волонтерской деятельности людей из числа студентов.

 

7. Признание деятельности волонтеров
Важно помнить что признание — это плата волонтеру за его труд.
Золотым правилом признания является тот факт, что признание должно быть своевременным, индивидуаль­ным и искренним.

 

Неформальное признание

  • Благодарность, выраженная непосредственно теми, кому волонтер оказывает помощь.
  • Проявление уважения со стороны других волонтеров(например, обращение за советом).
  • Проявление внимания к личности со стороны других волонтеров и сотрудников(например, когда сотруд­ники знают своих волонтеров и обращаются к ним по имени, поздравляют с днем рождения, интересуются делами в институте, семье).

Формальное признание — со стороны руководства организации, подопечных и других организаций(там, где волонтер непосредственно оказывает помощь).
Сложно сказать какая из форм является более значимой. Во многом это определяется личностью самого во­лонтера, которому выражается признательность за его деятельность. Так, для кого-то крайне важным будет получить благодарственное письмо на имя руководителя организации, в то время как для другого более важным будет проявление уважения и признание его равным со стороны сотрудников и других волонтеров.

Признание может выражаться в материальных и нематериальных стимулах.

 

Стимулы волонтеров

  • Участие в молодежных Литургиях.
  • Объявленная благодарность(устная, письменная).
  • Участие в принятии решений(участие в планерках, планировании мероприятий и проек­тов).
  • Выдача сертификатов о прохождении обучения и предоставление рекомендации.
  • Возможность должностного роста(выполнение особых функций, например, тре­нера, руководителя волонтеров, членство в Правлении).
  • Обучение(тот факт, что волонтер не платит за обучение, не означает, что оно бесплатно для организации, — важно, чтобы и волонтер понимал это).
  • Участие в конференциях, слетах.
  • Компенсация расходов, связанных с волонтерской деятельностью.
  • Поездки и встречи волонтеров, совместный культурный/творческий/спортивный досуг.
  • Скидки/бесплатное посещения мероприятий(концерты, выставки).
  • Сувениры и призы с символикой организации(футболки, кепки, кружки и т.д.).

В целом, говоря о стимулах, следует отметить, что важна не стоимость, а регулярность и искрен­ность выражения признания.

 

8. Оценка
Оценка проводится с целью разработки планов по улучшению работы.
Этапы:

  1. Формулировка критериев оценки.
  2. Сбор данных.
  3. Анализ данных.
  4. Внесение изменений в планы, методы работы, мероприятия.

 

Примеры критериев оценки

  • Число постоянных волонтеров в организации(например, в организации не менее 30 волонтеров, которые участвуют в мероприятиях на протяжении всего года).
  • Приток новых волонтеров из числа целевой группы после начала осуществления программы(например, в течение 3 месяцев после начала реализации программы в качестве волонтеров привлечено 12 человек из числа целевой группы).
  • Процент волонтеров, покинувших программу через 6 и 12 месяцев(например, после 6 месяцев программу покинули не более 30% набранных и обученных волонтеров).
  • Число и виды выполняемых работ(например, волонтеры в среднем провели 20 сессий каждый в течение 12 месяцев).
  • Позитивные отзывы получателей и партнеров(например, количество благодарностей).
  • Процент привлеченных дополнительных средств(например, 20% средств проекта проекта были привле­чены из местных источников — население, бизнеса, власти).

 

9. Документация в волонтерском менеджменте
Прежде всего следует отметить, что ведение документации — это не «лишняя, пустая формальность, отнимаю­щая много времени впустую», а составная и обязательная часть успешной волонтерской программы (орга­низации работы волонтеров).
На основе документально зафиксированных данных можно предоставить достовер­ный отчет о своей деятельности не только в синодальный или епархиальный отдел, но благотворителям и общественности, например, о том, сколько человек получили по­мощь или сколько часов затратили волонтеры на работу в программе. Что, в свою очередь, окажет положи­тельное влияние, как на демонстрации профессионализма организации, так и на привлечение дополнительных средств и новых волонтеров.

 

Описание работы волонтера обычно включает:

  • Название организации.
  • Название волонтерской должности.
  • Задачи(что должно быть сделано).
  • Требуемые навыки и умения.
  • График работы(количество часов в неделю/месяц, срок).
  • Непосредственный руководитель, которому подотчетен волонтер, требования к отчетности.
  • Обучение, получение сертификата, система компенсации расходов волонтера.

Описания работы волонтера следует регулярно пересматриваться(не реже одного раза в полгода), ведь характер работы и выполняемых функций может меняться, что потребует внесения изменений. При этом обсуждение и пересмотр описания работы должен осуществляться с участием самого волонтера.

 

10. Образцы документов

 

1. Анкета волонтера

2. Личная карточка волонтера

3. Карта  «Первого визита»

4. Памятка добровольцу, помогающему на дому

 

Использованная литература

  1. Методическое пособие, разработанное РОО«Милосердие».
  2. Пособие по волонтескому менеджменту, разработанное Белорусским Обществом Красного Креста.
  3. Руководство«Управление волонтерами» издано Молодежным Проектом Программы Волонтеров ООН.

 

Материал опубликован в «Вестнике миссионерского отдела» №7 2013 г.